Datenschutz im Hotel: Die 8 größten Risiken im Hotel

Die Hotellerie wird immer digitaler. Moderne PMS-Systeme, Channel Manager, Newsletter-Tools, digitale Gästereisen und KI-Anwendungen erleichtern viele Prozesse. Gleichzeitig steigen jedoch auch die Datenschutz- und Cyberrisiken deutlich. Viele Hotels arbeiten heute mit einer Vielzahl externer Systeme zusammen. Dabei werden Gästedaten zwischen PMS, Booking Engine, Revenue-Management-System, Newsletter-Tool und Franchiseplattformen bzw. Central Reservation System ausgetauscht – oft ohne dass genau nachvollziehbar ist, wo die Daten gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Problematisch sind auch fehlende Löschkonzepte, die regeln, welche Art von personenbezogenen Daten zu welchem Zeitpunkt wieder gelöscht werden.

Jetzt wird Datenschutz für Hotels noch wichtiger. Denn mit Cloudsystemen, KI und immer komplexeren Schnittstellen wächst auch die Angriffsfläche.

1. Cloud-PMS und internationale Datenströme

Immer mehr Hotels wechseln von klassischen Systemen wie der serverbasierten Suite 8 (auch noch bekannt als „Fidelio“) auf cloudbasierte Lösungen wie Mews oder Apaleo. Die Vorteile liegen auf der Hand: flexibler Zugriff, automatische Updates und moderne Schnittstellen. Doch viele Hotels wissen nicht genau, wo ihre Gästedaten gespeichert werden oder welche Dienstleister im Hintergrund Zugriff erhalten. Besonders bei internationalen Anbietern und Franchiseorganisationen entstehen schnell komplexe Datenstrukturen, die datenschutzrechtlich sauber geprüft werden müssen.

2. PMS-Wechsel als Sicherheitsrisiko

Gerade bei Systemumstellungen entstehen häufig Sicherheitslücken. Alte Benutzerkonten bleiben aktiv, Daten werden mehrfach gespeichert oder ungesichert exportiert. Während der Migration erhalten zudem oft externe Dienstleister Zugriff auf sensible Gästedaten. Viele Hotels unterschätzen diesen Zeitraum erheblich.

3. KI im Hotelalltag

KI hält zunehmend Einzug in die Hotellerie – von automatisierten Antworten bis hin zu Angebots- und Marketingtexten. Problematisch wird es, wenn personenbezogene Daten ungeprüft in externe KI-Systeme eingegeben werden. Oft fehlen klare Richtlinien, Mitarbeiterschulungen oder Regelungen zur Datennutzung.

4. Schnittstellen und Channel Manager

Je digitaler ein Hotel arbeitet, desto mehr Systeme kommunizieren miteinander. Genau hier entstehen Risiken: veraltete Schnittstellen, fehlende Zwei-Faktor-Authentifizierung oder ehemalige Mitarbeiter mit weiterhin aktivem Zugriff. Cyberkriminelle greifen längst nicht mehr nur große Hotelketten an. Gerade kleinere Betriebe oder die Speicher kleinerer Softwarehersteller gelten häufig als leichte Ziele.

5. Franchisegeber, Kooperationen und Datenweitergabe

Kooperationen und Franchiseorganisationen arbeiten mit umfangreichen Datenaustauschprozessen- die Schnittstelle zwischen PMS und CRS (Central Reservation System) . Dabei geht es nicht nur um Reservierungsdaten, sondern oft auch um Präferenzen, Loyalitätsprogramme und Kommunikationsdaten. Viele Hotels stellen sich erst spät die Frage, welche Daten überhaupt weitergegeben werden dürfen und wie Gäste darüber informiert werden müssen. Datenschutzrechtlich stellen sich dabei unter anderem die Fragen: Wer ist Verantwortlicher? Wer ist Auftragsverarbeiter? Welche Daten dürfen weitergegeben werden? Wie werden Gäste informiert? Erfolgt eine Übermittlung außerhalb der EU? Gerade internationale Strukturen erfordern eine sehr saubere datenschutzrechtliche Bewertung.

6. Newsletter Tools und digitales Marketing

Auch Marketingplattformen bergen Risiken. Fehlende Einwilligungen, unklare Speicherdauern oder Datenübertragungen außerhalb Europas sind in der Praxis keine Seltenheit.

Besonders kritisch wird es, wenn verschiedene Tools gleichzeitig auf Gästedaten zugreifen.

7. Gästeprofile und sensible Informationen

Hotels speichern heute weit mehr als nur Namen und Adressen. Allergien, Geburtstage, Ernährungswünsche oder persönliche Vorlieben verbessern zwar den Service, zählen aber gleichzeitig zu sensiblen personenbezogenen Daten. Oft fehlen klare Löschkonzepte oder Regelungen, wer auf diese Informationen zugreifen darf.

8. Videoüberwachung und Aufzeichnungen im Hotel

Ein besonders sensibler Bereich ist die Videoüberwachung. Viele Hotels setzen Kameras ein, um Gäste, Mitarbeiter und Eigentum zu schützen – etwa an Rezeptionen, Eingängen, Tiefgaragen oder im Nachtbereich.

Gerade zum Schutz vor Diebstahl, Überfällen oder Vandalismus kann Videoüberwachung sinnvoll und berechtigt sein. Gleichzeitig entstehen hier jedoch erhebliche Datenschutzrisiken.

Problematisch wird es beispielsweise:

wenn Arbeitsplätze dauerhaft überwacht werden,
Kameras zu große Bereiche erfassen,
Gäste nicht ausreichend informiert werden,
Aufzeichnungen zu lange gespeichert bleiben,
oder externe Dienstleister Zugriff auf die Bilder erhalten.

Besonders kritisch sind moderne cloudbasierte Kamerasysteme, bei denen Aufzeichnungen auf externen Servern gespeichert oder per App weltweit abrufbar sind.

Datenschutz wird zur Führungsaufgabe

Datenschutz ist schon lange kein reines IT-Thema mehr. Die Kombination aus Cloudsystemen, KI, Schnittstellen und digitalem Marketing macht den Hotelbetrieb so komplex wie nie zuvor.

Gleichzeitig steigen die Risiken durch Cyberangriffe, Datenschutzverstöße und Betriebsunterbrechungen. Deshalb sollten Hotels regelmäßig prüfen, welche Systeme im Einsatz sind, wer Zugriff auf Daten hat und ob Prozesse, Verträge und Sicherheitsmaßnahmen noch aktuell sind. Denn die Digitalisierung bringt zwar enorme Chancen mit sich, aber eben auch neue Risiken.

Wenn Sie das prüfen möchten, unterstützen Sie die Hotelversicherungs-Experten
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