Richtig reagieren im Schadensfall

Ob Feuer, Leitungswasser oder Diebstahl. Wie Hoteliers im Schadensfall richtig reagieren!

Als Hotelier haben Sie ein großes Interesse, Ihren Gästen eine sichere und angenehme Umgebung zu bieten. Doch trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es zu unerwarteten Schäden kommen – sei es durch Feuer, Leitungswasser (Bruch von Rohren), Diebstahl von Gästeeigentum oder gar Einbruchdiebstahl. In solchen Fällen ist es wichtig, dass Sie Ihre Versicherungsansprüche korrekt und effizient geltend machen, um finanzielle Verluste so gering wie möglich zu halten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie im Schadensfall richtig vorgehen.

1. Sofortmaßnahmen nach einem Schadensfall – Sicherheit und Erste Hilfe

• Sorgen Sie dafür, dass alle Gäste und Mitarbeiter in Sicherheit sind. Bei schweren Schäden wie Feuer oder Überschwemmung ist sofort die Feuerwehr oder der Rettungsdienst zu verständigen.
• Treffen Sie Maßnahmen zur Schadensbegrenzung, soweit dies gefahrlos möglich ist. Stellen Sie z. B. bei einem Wasserrohrbruch die Hauptwasserzufuhr ab, um weitere Schäden zu verhindern. Es gilt die so genannte Schadenminderungspflicht.

2. Schaden dokumentieren

• Fotografieren und filmen Sie den Schaden aus verschiedenen Blickwinkeln. Achten Sie darauf, auch kleinste Details festzuhalten, da diese später wichtig sein können.
• Führen Sie ein detailliertes Protokoll über die Ereignisse. Notieren Sie den Zeitpunkt des Schadens, die Ursache (falls bekannt) und die ersten Maßnahmen, die Sie ergriffen haben.
• Sammeln Sie, wenn möglich, Aussagen von Zeugen, die den Schaden beobachtet haben. Diese Berichte können später als zusätzliches Beweismaterial dienen.

3. Versicherung informieren

• Setzen Sie sich so schnell wie möglich mit Ihrer Versicherung bzw. mit uns in Verbindung. Hier finden Sie unsere nötigen Kontaktdaten.
• Melden Sie den Schaden nach dem Muster „WWWW“.
  Was ist passiert (kurze Darstellung des Schadens mit Schadenursache)?
  Wo ist es passiert (Angabe Adresse, Schadenort im Haus => Keller, OG, DG).
  Wer wurde ggf. geschädigt (bei Personenschäden wichtig)?
  Wann ist es passiert (möglichst präziser Schadenzeitpunkt)?
• Darüber hinaus lassen Sie Ihrer Versicherung, bzw. uns Ihre Dokumentation zukommen (Fotos, Videos, Protokolle,…)

4. Zusammenarbeit mit der Versicherungsgesellschaft

• Der Versicherer schickt in der Regel einen Sachverständigen, der den Schaden vor Ort begutachtet, wenn eine bestimmte Schadenhöhe überschritten wird. Halten Sie dann bitte Pläne des Hauses, ggf. schon Kostenvoranschläge, aber auch etwaige Pacht-/ Mietverträge bereit (um die Besitz- und Eigentumsverhältnisse zu klären).
• Sollte ein Versicherungsmakler Ihre Verträge betreuen, kommunizieren Sie bitte mit diesem. So ist sichergestellt, dass es keine Kommunikationslücken gibt und Unterstützung im Schadenfall parat steht.
• Oftmals haben Versicherungsgesellschaften Kooperationsverträge mit Sanierungsfirmen. Es ist ratsam diese auch zu wählen, da die Abwicklung in der Regel erheblicher schneller läuft.
• Rückfragen des Maklers oder der Versicherungsgesellschaft sollten schnellstmöglich beantwortet werden, um auch die schnellere Abwicklung und Bearbeitung zu gewährleisten.

5. Abschluss der Schadensregulierung

•  Sobald der Schaden behoben ist, erstellen Sie einen Abschlussbericht für die Versicherungsgesellschaft. Dokumentieren Sie alle durchgeführten Arbeiten und entstandenen Kosten.
• Nach Prüfung aller Unterlagen und Berichte veranlasst die Versicherungsgesellschaft die Auszahlung der Versicherungsleistung. Vergewissern Sie sich, dass alle Zahlungen korrekt sind und alle vereinbarten Kosten abdecken.

Ein Schadensfall kann für Hoteliers eine große Herausforderung darstellen. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre Versicherungsansprüche erfolgreich geltend gemacht werden und Sie schnell wieder zum normalen Geschäftsbetrieb zurückkehren können. Durch sorgfältige Dokumentation, proaktive Kommunikation und Kooperation mit Ihrem Versicherer können Sie den Schaden effizient abwickeln und finanzielle Verluste minimieren.

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